淺論如何做好辦公室事務性工作

張春蓮

事務性工作是辦公室工作的重要內容,大致可分為四類:第一類日常程序性事務,第二類臨時偶發性事務,第三類領導交辦性事務,第四類部門代辦性事務。雖然事務性工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點,但對保障組織機構的正常運轉和領導工作的順利進行具有基礎性作用,這就要求辦公室工作人員要充分認識事務性工作的重要性,從處理好各類事務工作入手,克服懶惰、怕苦、粗枝大葉的習慣,培養勤奮、刻苦、細心、耐煩的作風,不斷改進工作方式和手段,努力提升辦事效率。

一、建章立制處理日常程序事務

一是健全辦事制度。對照中央八項規定要求,健全定點和對口接待、定點采購制,重點規范車輛、財務、國有資產、接待等管理制度,完善公務車輛定點維修制、“贛通卡”費定額制、車用油和里程數月通報制,不斷嚴肅財政紀律,厲行勤儉節約,嚴格公務出差審批制。實現制度化、規范化管理。

二是規范辦事流程。要重點規范公文辦理、會務辦理、印鑒管理、信訪辦理、公務接待、車輛維修及用油管理等辦事流程,每個環節責任到人,嚴格按照“講規矩、按程序、守紀律”的要求,規范運作,調動每名工作人員的積極性和主動性,創造性的開展好工作。

三是建立辦事臺賬。運用辦公自動化手段,分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、接待管理等多種臺賬,用于辦公室事務性工作管理。當一次性錄入數據工作完成后,還需常態化做好數據的管理、維護和更新,以便在需要時可及時調用,從而做到有備無患、高效快捷。

二、耐心冷靜處理臨時偶發性事務

辦公室面臨的各種事務常常瞬息萬變,處理偶發性事務時要耐心冷靜、迅速抉擇、靈活處置,并善于運用以下方法。

一是個人日志法。每日都要將當天的事務性工作逐一記錄,特別針對重要事務,要注意記錄處理的時間、地點、過程、方法和關鍵聯系人等重要信息。同時,善于利用辦公軟件管理名片、日記、日程安排、待辦任務及備忘錄信息等,并設置定時提醒功能,以便更好提升工作的計劃性、條理性。

二是觸類旁通法。當面對偶發性事件時,要通過回顧對比之前處理相同或相關事件的做法,舉一反三,融會貫通,從而找到解決問題的捷徑,以便高效快捷地完成工作任務。例如,領導急需一件辦公用品,而本地商店暫時無法提供,同時短時間內難以赴外地進行購置。接到任務后,就可運用觸類旁通的方法,回顧之前所采用的通過網絡查詢商品、再聯系廠家負責人要求派專人按時送貨上門的經驗,并觸類旁通,靈活運用,以便及時圓滿完成各類任務。

三是綜合處理法。在日常工作中,經常會遇到各類事務并行的情況,此時,要采用綜合處理法,先將事務性工作按輕重緩急進行排序,分清哪些是緊急事務與關鍵事務,然后集中力量,優先處理急事和要事,至于一些日常性,能夠暫緩辦理的事務,可以采用合并同類項的方法統籌加以處理,即可收到事半功倍之效。如,對領導辦公室一些可暫緩更換的一般性物件,可以統籌與近期那些必須立即處理的事務合并予以解決,這樣不僅極大節省了辦理時間、人力、物力等,又可避免因頻繁瑣事處理瑣事而干擾領導正常處理工作。

三、快速高效處理領導交辦性事務

一是接受工作任務的“三要素”。對于領導交辦的事務,首先要快速把握好“三要素”,即:辦什么事,什么時間完成,具體要求如何。辦事人員在接受領導交辦的各類任務時,必須清晰把握“三要素”,這是做好工作的基本前提。

二是把握好辦事的“三形式”。一般來說,事務性工作辦理可能出現三種形式:單行辦理,即在同一時間內受領一項工作任務;交互辦理,即同時受領兩項工作任務,并需要在同一時間內采用并行或交叉的方式予以完成;穿插辦理,即同時受領三項以上工作任務,并需要在同一時間內采用穿插的方式予以完成。處理以上三類事務,要遵照正業必辦、急事急辦、重事重辦、普通事按常規辦、簡單重復的事委托授權辦、無頭緒的事先易后難的原則,統籌兼顧不忙亂,及時高效不拖拉,優先將急事要事予以完成,而對那些相對一般性事務,其中流程較短,程序環節簡單的應集中辦理,辦一件,消一件。流程較長,程序環節復雜的,應分階段、分步驟的加以辦理,并適時交叉或穿插,合并與同類事務共同完成。

三是向領導交差的“三注意”。領導交辦的工作任務全部結束,或暫告一段落,應向交付任務的領導及時匯報,說明完成任務的時間、效果,指出存在或可能出現的問題,提出對后續工作的思考與想法等。匯報時要注意不拖延、不失真、不邀功,及時準確真實地向領導反映工作完成情況。

四、盡心盡責處理部門代辦性事務

辦公室的另一個名稱叫“代辦部”,意思是單位各部門內諸多棘手繁雜、難以協調處理的事情,很多都交由辦公室代為辦理。要充分認識到,處理單位各類事務必須胸懷大局意識,恪盡職守,綜合協調,善于調動各方面積極因素,從而高效快捷地完成各類事務性工作,為單位各部門分憂解難。

一是勇于擔當。只有樹立勇于擔當、敢于擔當的意識,辦事人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高辦事工作的質量和水平。

二是加強溝通。與上級溝通要注重簡明、清晰,充分領悟領導的意圖,把握工作方向與要點,并適時將自己的思考和想法予以匯報;與平級溝通要注重平和、準確,高效及時的傳達各類精神、協調各項工作;與下級溝通要注重真誠、謙虛,明晰布置各項任務,準確執行領導的各項決定等。

三是講究原則。事務性工作牽涉面廣,與單位職工利益息息相關,可以說牽一發而動全身。因此,該工作的性質決定了經辦人員辦事、做人都要厲行原則,工作要公開、公平、透明、規范,做人要謙虛、謹慎、正直、廉潔。為工作而忘己,唯對事不對人,這樣才能做得正、行得順,才能減少工作矛盾,才能提供優質高效服務。

(作者系市政府辦公室調研員)