淺析撰寫請示類公文應注意哪些細節

艾保珍  胡艷婷

請示是下級機關向上級機關或業務主管機關請示某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批準某事項時使用的請求性的上行公文。本人在平時處理公文時,感覺到少數基層部門在上行請示公文時,沒有較好地把握請示的特點和部分細節,造成被直接退文或不被上級機關及時批復,直接影響本部門的工作效率。那么,在撰寫請示類公文時應注意哪些細節呢?

一、請示公文報送前應打好“提前量”

一是要充分考慮公文“在路上”的時間,不要動不動就搞“八百里加急”。企業講效率,機關講程序。請示類公文撰寫前,應提前謀劃,有底線思維,充分考慮到負責審核把關的部門和領導很可能因為工作繁忙,審批時間較預期的要長,應給辦理部門留出足夠的時間;否則可能會因來不及報批而影響總體工作。所謂“今天再晚也是早,明天再早也是晚”,要給上級領導、給他人預留充足的時間,決不能在本單位慢慢悠悠,而要求別人急急忙忙。本人在工作中會遇到一些基層部門,在本部門籌劃請示事項花了較長時間;而向市政府行文卻要求急速辦理,可市政府領導在審批此過程中,又要求上政府常務會研究,最后因時間緊、又等不了上政府常務會議研究、只好“八百里加急”轉報省政府批復,最終遲遲不見省政府的正式批復。

二是要工作事前溝通潤物無聲。機關工作溝通無處不在。電話聯絡是溝通,書面匯報是溝通,口頭匯報也是溝通。溝通不能代替必要的請示報批,但可以讓上級機關提前了解事項的大概情況,讓上級機關有個底;同時,也讓本單位知道還應補充哪些資料,在撰寫請示公文時應突出哪些重點,讓上下雙方各有所準備,使工作少一些生硬、多一些流暢,少一些被動、多一些主動,少一些相互指責、多一些換位思考。在正式行文前,在不泄密的前提下,要盡可能多地溝通,以求得理解和支持,至少可以多聽到一些意見和建議;屆時真遇到什么緊急情況,上級機關也可能會特事特辦,加快流轉辦事效率。2017年,某區在工作遇到一個困難,急需要省政府批復支持。該區在正式向市政府行文前,事先派人到省政府、省環保局以及市政府進行了有效溝通,該區向市政府行文的議題被及時、順利地提交了市政府常務會議研究,市政府也及時轉報了省政府,最后省政府也及時給予了批復,為該區做好全局工作贏得了主動。

二、請示公文起草前應科學定位找準思路謀篇選材

起草請示公文,科學定位、找準思路、謀篇選材至關重要。

一是定位要把準。在起草請示公文時,起草者須準確把握所在單位的定位,用心揣摩所在單位與受文單位的關系,要考慮上級機關最關注的是哪方面的材料,不能只想著本單位的事情,結果是“只見樹木、不見森林”;有分歧的地方、與請示事項無關的則不提,與請示事項有關的要真誠懇切、有禮有節地提,爭取上級的支持和幫助;要考慮到本單位的專業所在和具有影響力的范圍,不要在上級不熟悉的領域指手畫腳,要充分考慮上級機關和領導閱批后可以出現的感受等等。

二是思路要盯準。在起草請示公文時,理解背景、明確方向,都可以在全市以及本單位的中心工作上找到依歸。甚至對于一些前因后果不太了解、請示主旨尚不清晰的起草任務,也不妨從中心工作思路入手,順藤摸瓜地梳理所請示的具體工作的思路。只要是本單位的工作,就萬變不離其宗,只要緊扣中心工作思路,兼顧所請示具體工作實際,就能找到找準起草思路。本人在工作中,經常收到辦理思路紊亂的請示,其結局多是退文重報,直接影響本單位的工作效率和形象。

三是精準謀篇選材。心里沒譜、手中無料,那就無論如何也寫不出好的請示。要做到精準謀篇選材,至少應做好“三結合”。首先是全局與一隅的結合。掌握全局情況,才能明白形勢是什么、趨勢是什么,從諸多的現象找出主要矛盾,在眾多的事項中把握核心問題。其次是數據與案例的結合。數據能夠支撐觀點,有利于快速判斷;具有很好的可比性,有利于進行分析;核心指標能簡潔地反饋復雜的問題,具有“四兩撥千斤”的效果。但數據也有不足,就是比較抽象,有脈絡無血肉。這就需要用典型的、鮮活的案例來補足,通過解剖麻雀,找到原因和規律。最后是一手材料與提煉總結的結合。不注重一手材料,起草請示公文很容易犯兩個錯誤:其一隔靴搔癢,因為不知實際情況,所以說不準也不敢說,只好籠而統之地寫點空話套話;其二拾人牙存慧,自己腹中空空,只好找別人的材料拼湊,越拼越心虛。當然,掌握了一手材料,還要進行提煉總結,科學定位,找準思路,把分散的材料藝術般地串聯起來;再通過理論層面的分析思考,科學布局,才能撰寫出一篇好請示。

三、請示公文撰寫時務必“簡明通達”

科學遣詞造句是寫好請示公文的基本功,又是最考驗起草人的關口。在請示公文已有素材和框架的基礎上,逐個層次推敲邏輯關系、逐字逐句打磨語言表達至關重要。一是在內容上,要避免“晦、澀、亂、復、晦”。“晦”是指請示事項不明確、條理不清楚;“澀”是指請示內容句讀不清晰,閱讀不流暢;“亂”是指請示理不清頭緒、內容多而混亂;“復”是指請示內容拖沓、語言啰唆。越往上級機關的領導,每天需要閱批的公文眾多,沒有時間和精力閱讀長篇大論,更不可能對文字進行深入推敲思索,所以請示公文所請求的事項必須明確,措辭要簡潔,條理要通順,給人“一目了然”的感覺。二是在用詞上,要做到語句簡潔實用不含糊。在請示公文中,必須以敘事為主;即便在敘事中偶爾出現了排偶句,也只能是出于行文的自然。要避免沒有必要的修飾性詞語,更不要刻意地堆砌辭藻、打磨語句。如果片面地追求辭藻華麗,就可能會出現詞不達意的情況,反而耽誤公事的陳述。同時,請示公文的用詞要完整準確,如提到年份,要據實說明具體是哪年,最好不要出現“本年”、“上年”等不明確的年代,應寫明具體年份;提到市、縣、鄉(鎮)等具體地名,應書寫全名,最好不要寫簡稱。三是在篇幅上,要注重簡單流暢重點突出。“簡為公文盡境”,不能“瘠義肥辭”。撰寫請示公文時,建議多用單句、短句,一句一個意思,短促有力,簡潔明快;同時,把主要精神吃透,把工作研究透,文中盡量突出請示事項的重點,讓領導閱批順暢,一目了然。

文章不厭百回改,撰寫請示公文也不例外。修改公文也是自我糾錯提升的過程。起草者要高度重視這個過程,切莫“敝帚自珍”。寫得不對的地方,要狠下心來刪;寫得不好的地方,要靜下心來改;寫得不足的地方,要耐下心來補。一篇好請示公文,往往需要寫上三五稿、甚至上十稿也不鮮見。只有用心揣摩,找準思路,掌握方法,請示公文才會越寫越好。

(作者單位:市政府辦公室,渝水區城北街道沙土社區衛生服務中心)